大分減ってきましたが、電話がかかってくるのって仕事をする上でかなりのノイズではないでしょうか。
いつも電話がかかってきて困っている、電話のせいで仕事がはかどらない。
そんな仕事の邪魔になる電話の悪影響と、できるだけ電話がかかってくることを減らす方法について、この記事ではご紹介したいと思います。
残業が多い社員の特徴
我が社では、工場を併設しているということもあり、電話の取次をスピーカーで行います。
「営業部のコワルスキーさん、2番の外線電話が入っています。」という具合です。
誰あてに電話がかかってきているのかが、社内中の人にわかることとなります。
年始で比較的暇な状態である1月初旬ですが、社内でぼーっとこの電話の取次を聞いていていて、あることに気が付きました。
同じ名前の人ばかりスピーカーで取次の名前を呼ばれているのです。
自分に関しては、基本的に会社に電話をかけてくるような面倒なクライアントは殆どいませんので、取次を受けることは稀です。
しかし、3人〜4人程度が、その日1日で何度も取次を受けているのです。
その3人〜4人、面白い程に似たような特徴がありました。
残業続きでいつも会社に遅くまで残っているのです。
沢山の電話がかかってくるのだから、仕事が多いだろうし、残業が続くのも当然と思う人もいるかもしれません。
実際、社内ではそんな風潮もあります。
ただ、冷静に彼らの成績や業務内容を見ていると、図抜けて多いというわけでもありません。
彼らが残業続きなのは、膨大に取り次がれる電話のせいなのではないでしょうか。
正確には電話が沢山かかってくる状況を生み出していることに原因があるのではないでしょうか。
こうすれば電話がかかってこない
納期を先回りで伝える
電話がかかってこないようにするために最も有効な方法は、相手に電話をかける理由を与えないというものです。
多くの電話の要件は問い合わせです。
「あの見積はいつ頃にもらえそうでしょうか」、「先日依頼した商品の納期を教えて貰えますでしょうか」。
電話の多くはこのような要件です。
先回りして回答することによって、一気に電話がかかってこなくなります。
見積の依頼をされたら、すぐにいつまでにいつまでに提出するかを伝える。もしくはすぐに提出してしまう。
注文が入った場合は納期を先に伝えてしまう（経験上、この日なら間違いはないという大まかな納期でもよいので）。
実際、よく電話の取次が受けている社員の電話応対を見ていると「ああー ごめんなさい。すぐにやります」、「あともう少しで送ります。遅くなってしまって申し訳ありません」こんな応対に追われています。
そして、突然の電話と催促で今取り組んでいる仕事が遮られてしまい、ミスやその事後処理に追われていたりするようです。
いきなりかかってくる電話ほど作業を分断化させ、仕事を遅延させる原因となるものはありません。
電話に付き合わない
他に電話がかかってこなくする方法はないのでしょうか。
テクニカルな方法として、電話での質問に必ずメールで返す。という方法もあります。
電話で何か問い合わせがあっても、頑なにメールで返すのです。
続けていくと相手もこちらのスタイルを理解してくれますし、メールでのやり取りが便利だということに気がついてくれます。
もし仕事が遅くて悩んでいるのであれば、今年は電話がかかってこないように努力することからスタートしてみても良いかもしれません。
先回りの回答を意識しましょう。
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