こんにちは。なんだか近頃会社が行き詰ってきたということを強く感じます。
なぜなら、職場で業務の改善提案を求められることが増えたからです。
上層部が従業員い業務改善提案を求めてくるのは、行き詰った会社あるあるです。
もう、上層部では何をして良いのかわからないから、丸投げしてしまえというわけですね。
さて、そんな丸投げでも応えなければならないのが我々従業員です。
この記事では、職場で業務改善提案を求められた時に役に立つ改善策や方法をご紹介したいと思います。
会社の代表へ電話がこないようにする
効果がある職場の業務改善提案のひとつに、代表電話へ電話がかかってこないようにするというものがあります。
世の中にはいまだに電話を頻繁にかけてくるひとがいます。電話をかけてくる人が仕事ができないということに関しては、仕事ができない人がすぐに電話をしてくる3つの理由という記事で紹介していますので、ぜひ一度読んでみてください。
この、迷惑で電話をかけてくる人の中でもさらに迷惑、迷惑中の迷惑なのが、携帯電話ではなく、会社の代表電話に電話をかけてくる人たちです。
ただでさえわずらわしい電話ですが、会社の代表にかかってくることで、かかわる人数が増えてしまいます。
受付の担当者、電話を取り次がれた部署の若手、そして自分といった具合です。
不在にしていることを伝えると、結局携帯にかけてくるという、ふざけるな状態です。
もしこの代表電話へかかってくる電話を減らすことができたのなら、一気に業務は効率化するでしょう。
特に電話取り次ぎ担当になりがちな、総務担当などは人が一人減らせるレベルかもしれません。
会社の代表に電話がかかってこないようにするには、どうすると良いのか？
メールの署名や、名刺から会社の電話番号を削除してしまえば良いのです。
これだけで一気に会社の代表へかかってくる迷惑な電話は減るでしょう。
ちょっと大胆ですが、かなり効き目のある改善策だと思います。
FAXを使わない
次は経費削減についてです。意外と知られていないのですが、FAXって結構コストがかかる通信手段なんですよね。
例えば資料をFAXで送信するとしましょう。
通信料として、同一市内で8.5円、同一県内で20円かかってしまいます。
もしもFAXで送っていた資料をスキャンして、メールで送るようにするとどうでしょう。
無料で送ることができます。
FAXは受け取った側の配る手間をもありますし、読みにくくて誤解を招いたりと、取引先の効率性を考えても、あまり良い通信手段とは言えません。
FAXの廃止提案は、有効な業務改善提案となり得るでしょう。
小便器に的を作る
次はトイレの小便器に的を作るというものです。
トイレの小便器はどうしても、尿が飛び散って汚れがちです。衛生的に良くないのはもちろんですが、掃除の手間も増えてしまいます。
ある空港で試していたのを見たことがあるのですが、小便器に的を作ると、多くの人は的を狙って用を足すようになるのです。
これで便器の外に尿が飛び散ることが減り、掃除が随分と楽になるようです。
自分たちでトイレ掃除をしている場合は、直接的な業務改善提案になるでしょう。
もしもトイレ掃除を外部委託しているというのであれば、綺麗なトイレが増えるということで、委託業者の手間が減ることなります。
委託費の値下げ交渉ができるのではないでしょうか。
改善策提案に報奨金を出すよう提案する
少しトリッキーな話ですが、業務改善提案に報奨金を出すという業務改善提案もあります。
報奨金を出すようにすると、従業員から能動的に業務改善提案が集まってくるようになります。
報奨金目当てのどうしようもないものも、中にはあるかもしれません。
それでも、下手な鉄砲かず打てばの理論で、素晴らしい改善提案が出されることもあるでしょう。
たった一つでも、素晴らしい改善提案があれば、報奨金を出す元は取れるのではないでしょうか。
未来工業の本を読む
さいごになりますが、未来工業について書かれた本を読むと参考になると思います。
実は「改善策提案に報奨金を出す」というのも未来工業で実際に実施されている施策なのです。
未来工業は業務改善案の宝庫です。
しかも世間的にはそれほど知名度が高くないというのが良い。
これがトヨタだったら、すぐに有名になっている改善提案ばかりで、あらためて自分の会社に提案できるものが見つからないでしょう。
行き詰った会社の上層部から、改善提案を求められたら、未来工業の本を読むという改善提案を私からあなたへ提案いたします。
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