こんにちは。今日は「大きな会社に注文をしたら、動悸が止まらないほどに面倒だった」という、ちよっと愚痴っぽく感じる話かもしれません。どうかお付き合いください。
１つの注文をするのに4枚の書類を提出
僕が属している会社は昔ながらのなあなあが蔓延る広告業界。
注文書なんてほとんどなく、下請法の関係で最近ようやく仮発注書をチラホラ見かけるようになったレベルです。
そんなだらし無い業界、体質は古いしそうそう簡単には変わらないでしょう。
だから、僕は言った言わないが嫌なんで、受発注に関してはメールでやり取りをして、記録を残すようにしています。
そんなこともあり、だいたいはメール一往復で注文は終わります。
「これをいついつまでひ納品してください。」
「わかりました。ありがとうございます」
ただ一社だけそうもいかない大手企業があります。数年前に営業をされて、なんとなく付き合っている先です。
少し角度をズラした業界にいる大手企業です。
ここの注文が大変。
１つ注文するのに4枚の書類が必要なのです、
中身について、支払いについて、納品期日について、在庫保管についてみたいな感じです。
そのそれぞれに社印と自分の印を押して、スキャンしたものをメールでおくり、原本は郵送しなければなりません。
先ほど、この4枚の書類を用意する時間を計ってみたのですが、20分かかりまし。
他の会社への発注なら3分で終わるところなので、かなりのストレスです。
たびたび変わるルール
さらに愚痴は続きます。厄介なことにこのルール、ちょくちょく変わるのです。
注文しようと思うと、新しい書式がしょっちゅう送られてきます。
そのたびにとまどい、どの印を押すのか、この書類の意味はなんなのか、一応じっくり読まなければなりません。
添付ファイルのすべてにパスワードがかかっている
ダメ押しで愚痴ります。これらの書類、全てパスワードがかかっています。
ちょっとした手間ですが、これが注文に要する20分につながります。
もちろん中身はどうってことない、僕の会社の名前が書いてあるだけのような書類です。
良かれと思った社内ルール作りが客に不便をかける展開
なんとなくこの会社が、他社より注文が面倒でちょくちょくルールが変わる理由は想像できます。
まず１つめに考えられるのが真面目ということ。
客との受発注で何か問題が起きるたびに、根性論ではない解決策を上層部から求められるのではないでしょうか。
現場は都度それに応えるために、自社が責任を負わなくて済むルールを作り、提出しているのでしょう。
二つ目は自分勝手という理由です。
大きな会社で働く人たちにありがちななのが、とにかく責任を負わずに済むようにする、責任を負わなくて済むように布石を打っておくという体質です。
そのためにはどれだけ複雑化しても、責任を負う可能性を潰しておこうという行動につながります。
責任を一緒に考えくれない会社とはパートナーにはなれない
もちろん会社の利益を考えると、責任を負わないようリスクヘッジしておくのは大切でしょう。
でも、それがただひたすら自分たちのことだけを考えているもので、それによって生じる面倒が考えられてないのは、ちょっとテンションが下がりますよね。
また、ちょっとしたリスクや責任を一緒に考えてくれる、都合のよい話ですがそんな営業マンじゃないと僕は信頼できません。
ちょっとしたこちらのミスに過剰に反応して書類片手に逃げられては、虚ろな目で見つめることしかできないでしょう。
明日は我が身
でも、これっていつ自分が同じことをしてもおかしくはないと思っています。
僕が受発注の際にメールに拘るのも、もしかしてといったところです。
何か自分なりにルールを決めて行動する時、それが他の誰かの負担になってはいないか。
いつもバランスを取りながら行動をしたいと思います。
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