開けた瞬間に「あ、なんか読みたくないな」っていうメールってありませんか。
どれだけ為になる情報が書かれていても、「読みたくないな」という印象を抱かれてしまうと、中身はあまり頭に入ってきません。
最悪、せっかく書いたメールを読んでもらえないという可能性さえあります。
この記事では、読みにくいメールを書かずに、人に印象の良い、読みやすいメールを書くためのたった一つの考え方をご紹介したいと思います。
読みやすいメールを書くために必要なこと
読みやすいメールを書くためには見た目を意識する必要があります。
文章の内容よりも見た目を重視してください。
また、読みやすい文章の代名詞としてよく言われる「文章のテンポより」も、見た目を重視してください。
なぜなら、どれだけ内容がしっかりした文章でも、第一印象が悪ければ、ろくに読んでもらえないからです。
テンポの良い文章も同様です。見た目が悪くて、読んでもらえなければ、テンポの良さを伝えることさえできないのです。
ですから、読みやすいメールを書くためには、何をおいても見た目を良くする必要があるのです。
見た目の良い読みやすいメールを書く方法
さて、ここからは見た目の良いメールを書くためには、どうすると良いのか、その具体的な方法について書いていきたいと思います。
3～5行で改行をする
まず一番大切なのは改行をするということです。
「お世話になっています」からはじまって、一度も改行をせずに何十行も続くメールが届くことがありますが、まったく見る気がおきませんよね。
適度に改行をしましょう。個人的な感覚では5行程度続くと読みにくいなと感じます。
文章の流れにもよりますが、できれば3行、文章が切りにくい場合は5行で改行をする癖をつけてみましょう。
漢字や平仮名をほどよく混ぜる
漢字を続けすぎる、または平仮名が続きすぎるというのも読みにくいメールです。
漢字がたくさんあると、一気に文章が硬くなって読みにくいメールになるんですよね。
一方で、平仮名が続くメールは読みやすいというイメージがありますが、実際に目にすると眉間に皺が寄ってしまいます。
ひらがながつづくめーるはそれはそれでよみにくいのです。
ですから、感じが続きそうなタイミングでは、あえて返還をせずに平仮名を使ったり、逆に平仮名が続きそうな場合は、普段使わないような漢字をあえて使用したり、改行をするのが良いでしょう。
長文にならないようにする
メールを開いた瞬間に、長文が見えるとそっとメールを閉じてしまったことはないでしょうか。
今はこのメールを読む時間はないって思うんですよね。
後で読もうと思うのですが、長文だと考えると読む気も起きず、結果放置してしまいます。
長文のメールは放置されて読まれないという可能性が、ぐっと上がりますので気を付けましょう。
メールが長文にならないようにするためのコツをご紹介します。
一つのメールには一つの要件しか書かないということです。
一つのメールの中にたくさんの要件があると、どうしてもメールは長くなってしまいます。
要件ごとにメールを出すようにしましょう。
読みやすいメールは読む人の仕事を効率化する
読みやすいメールは、相手にストレスを与えず、時間も節約することができるでしょう。
ですから、見た目を意識したメールを書くことが重要となるのです。
適度に改行し、漢字や平仮名が続きすぎないようにし、コンパクトな長文にならないメールを書くことで、見た目の良いメールが作れます。
見た目の良いメールを送信して、読む人の仕事を効率化しましょう。
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