昨日も無事に定時から30分程度が経過したところで帰宅をすることができました。
定時で帰っていない段階でイマイチなのはよくわかっています。
しかしながら、ほんの数年前までは毎日最低9時までは会社に残っていて、週に1日は終電まで働いていたことを考えると、飛躍的な進歩です。我ながら。
今でも7時くらいまで働いている人たちは多くいますが、自分が早く帰るようになった影響もあり、若手を中心に6時台に帰る人たちも増えてきました。
今の若者は、残業代よりも自分の時間なんですよね。やっぱり、よくわかっている。
ところで、何が原因でかつての自分は遅くまで会社に残っていたのでしょう。
仕事が遅い人には問い合わせが多い
帰宅するのが遅い同僚や部下を見ているとはたと気がつきました。
（あ、あいつまた電話応対している）
電話の内容を耳をそばだてて聞いています。
「はい、すみません。今確認してすぐ連絡します」
「あ、もう少し待ってください。あと少しでメールしますんで」
どうも注文された商品の納期に対する問い合わせだったり、依頼されている見積もりの進捗状況だったりを電話で問い合わせされているようです。
かつて残業まみれだった自分もそうでした。
なんかいつも電話がかかってきて、その応対に追われていたのです。
電話をたくさんして、クライアントや社内とコミュニケーションを取っている気になっていたのですが、それ、無駄なコミュニケーションですよと。
仕事が遅い人っていつも何かを問い合わせされていて、その応対に時間が取られていませんか？
余計な問い合わせを減らす方法
私はこう解決しました。
先に問い合わせに対して答えてしまうのです。
例えば商品を受注した際、感謝の気持ちを伝えた後にこう話します。
「2週間後の10日金曜日にはお届けできるよう手配いたしますね」
例えば見積もりをお願いされた場合は、最後にこう付け加えます。
「明日中、明後日の朝には確認していただけるようにいたしますね」
ざっくり時間の目安を伝えておくと、余計な問い合せが途中でこなくなるのです。
「いや、でも納期なんてすぐにわからないよと」思う人もいるかもしれません。
たしかに、受注生産の製品を営業している場合などは、正確な納期は工場などへ問い合わせをしなければわかりません。
だからこうしましょう。ざっくりと余裕を持った納期を伝えるのです。
確実に納品できるだろうという納期です。
もちろん、もっと早くしてほしいという要望をその場で言われるかもしれません。
その際は工場に確認をすればよいのです。
もちろん、いつまでに納期を伝えることができるということも、しっかり伝えて置く必要があるでしょう。
見える化することでも問い合わせが減る
納期などの問い合わせについては、ざっくり答える以外にも減らす方法があります。
見える化です。
進捗状況などがＷＥＢなどを通じて見えるようになっていれば、問い合わせも減るのではないでしょうか。
この見える化が比較的昔から活用されているのが、佐川急便やヤマト運輸など宅配業者の荷物問い合わせシステムでしょう。
送り状番号から、自分が送った荷物などの現在の状況がわかるため、営業所などへイチイチ電話をして問い合わせることも減ったのではないでしょうか。
もちろん、社外に対して業務の進捗状況を公開するというのは難しい話しかもしれません。
ただ、社内であれば効果的ではないでしょうか。
進捗状況がわかるシステムがあれば、営業マンから各部署への問い合わせなどの一気に減るでしょう。
未来工業の働き方を学ぼう
実はこの見える化は未来工業の創業者山田昭男氏の著書に書いてあったことです。
問い合わせを減らす方法も、確か未来工業絡みの記事で見たような気がします。
今、生産性を高めるとか、働き方改革とか言われていることの大半を、はるか未来工業は実践してきました。
未来工業の働き方を学ぶことは、生産性を高めるために決して無駄なことではないでしょう。
1つデメリットがあるとすれば、あまりに自分の会社が無駄だらけで嫌になってしまうということでしょう。
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