今、仕事ができない人の特徴として最も頻繁に話題に上るのが「すぐに電話をしてくる」ということではないでしょうか。
仕事ができない人がどうしてすぐに電話をしてくるのか、またすぐに電話をかけてくる人への対処方法については、このブログでも結構頻繁に書いてきたつもりですし、ホリエモンの多動力でも結構痛快に物申してくれています。
この電話をすぐにかけてくると表裏一体で、仕事のできない人の特徴としてあげられることがあります。
まともなメールを書くことができないということです。
頭の中で組み立てができていないからメールが書けない
「それ、メールでいいじゃん・・・」という電話をしょっちゅうしている同僚が直ぐ側にいます。
彼を見ていると、とにかくいつもバタバタで、電話もあわてながらかけているなあと感じます。
電話の内容も、次から次へと話が出てきて、聞いてる相手も必死でメモを取らないと追いつかないだろうなあ。大変だろうなあ。
多分、これではメールが書けないでしょう。
今相手に何を話すのか、相手に期待するアクションはどのようなものなのか、どこが着地点なのか。
取引先とコミュニケーションを取る際に、ある程度の組み立てをしておかないと、時間はかかり放題ですし、期待している成果を上げることもできないのではないでしょうか。
組み立てができないからこそ、電話に頼っているのでしょうが、電話に頼っているからこそ組み立てもできないという悪循環を感じます。
効率的に仕事をしようという意識がないからメールを書かない
また、メールで仕事をしていない人を見ていて感じるのが、とにかく残業が多いということです。
残業が多い人の特徴をあげると、メールで仕事をしない（すぐに電話をしてくる）、タバコを吸う、机が汚いの3点に集約されるのじゃないでしょうか。
メールをしてこない人は、電話が壮大な時間の無駄であるということ。
相手の時間も奪っているということに無自覚です。
そして、効率的に仕事をしようと努力しない結果、メールがどんどんかけなくなり、電話で仕事という壮大なダークサイドを歩くことになるのです。
もちろん全てをメールで済ませろというわけでは
メールで仕事をすることの大切さを話していると、「いや、電話の方が早いし」と言ってくる人がいます。
もちろん、局面によっては電話や、直接あった方が効率的に物事が進むことはあるでしょう。
ただ、概ねメールの方が早くことは進みますし、仕事ができないまともなメールが書けない人だからこそ、電話の方が結果早くなっているということもあります。
メールで質問の応酬をしてみたり、そもそも相手が読解するのに時間がかかる文章を書いたり、返信にこまるような文章を書いていれば、たしかに時間はかかるでしょう。
メールで仕事をする方が時間がかかると思っている人や、これからメールで仕事をしてみたいと考えている人は、一度自分に届くメールをじっくり読んで見ることをお勧めします。
中には、わかりやすい文章で、受け取った側は何もする必要がないほどの文章もあるはずです。
素晴らしいメール文章は、関わる人の時間を飛躍的に短縮させます。
また一度メール術の本などを読んでみることもオススメです。
自分も何冊か読みましたが、仕事が速い人はどんなメールを書いているのか？は最近読んで本ではオススメです。
ちなみに自分がメールで仕事をするようになったきっかけはホリエモンの100億稼ぐ超メール術です。
今読むとさすがに古い内容もありますが、メール仕事術の走りの本ではないでしょうか。
メールが書けるようになれば仕事もできるようになる
しっかりとしたメールが書けるようになれば、仕事の組み立てもできるようになるでしょう。
なぜなら、頭の中が整理されるからです。
いつも電話ばかりしている人は、一度立ち止まってメールで仕事をすることを考えてみると良いかもしれません。
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