仕事で電話がかかってくることが、ここ1年位でびっくりするレベルの加速度で減ってきていると実感します。
緊急の要件であったり、明らかに電話で話をした方が良いことや、ニュアンスが微妙すぎて伝わらないことなど以外は、メールをで連絡するということが非常に多くなりました。
もう、急ぎでもなくて、「それ、メールでよくない？」という要件で電話してくる人は、ちょっと非常識なのかなというのが共通認識になりつつあるのでしょう。
ああ。良かった。やっと電話がなくなる。10年来の望みが叶いました。
めでたしめでたし。
と、いかないのが現実の人生です。
電話が減った分、1つ新たな問題が発生しているのです。
メールのやりとりに時間を取られるようになってきたのです。
1日に何十通もメールのやり取りをすると、それなりに時間がかかります。
電話よりははるかにマシですが、できればメールのやり取りの時間も削減させたいものです。
メールを打つ時間を短くする方法
このメールのやり取り、実はシンプルにして、一気に書く時間を減らす方法があります。
「お世話になっております」などの挨拶を省くのです。
一般的なメールの書き出しはこんな感じでしょうか
◯◯株式会社 ◯◯営業部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。
◯◯の◯◯です
先日の◯◯の件でメールをいたしました。
大体数秒〜数十秒はかかります。
この書き出しをシンプルにするのです。
◯◯様
先日の◯◯の件でメールをいたしました。
メールを書く際に、即要件を書くようにするのです。
試してみると無茶苦茶メールを書くのが楽になって笑えてきます。
今まで一体何回の「お世話になっております」を書いてきたのでしょうか。
そんなのたいした手間じゃないと思うかもしれませんが、チリも積もればです。
ちょっとした無駄を人生から排除していくことが大切なのです。
「お世話になっております」を書かないのは無礼じゃないのか。
多分大丈夫です。
実験的ではありますが、段階的にメールをシンプルにしている今、さほど問題は起きていないような気がします。
それどころか、相手のメールまでシンプルになりつつあるという副次的な効果も出てきました。
もし心配であるのなら、まずは若い世代へのメールから「お世話になっております」をやめてみても良いかもしれません。
驚きの早さにびっくりするはずです。
チャットを使えば良いのでは？
このメールの使い方なら、いっそチャットを使えばという気もしますし、実際ChatWorkなどのメッセンジャーツールが使えればかなり便利だと思います。
しかし悲しいかな、ニュースなどに登場するほどにメッセンジャーツールは世に浸透していません。
自社内で一生懸命チャットツールを導入したとしても、取引先、特に小さな会社にそれを使ってもらうのは至難の技です。
電話やFAXの代替手段として、現状最も普及しているのがメールというわけです。
メールをシンプルにすると時短につながる
メールはとにかく要件だけを書く癖をつけてみましょう。
失礼にならない言い回しを使いながら、過剰な挨拶は省くのです。
「お世話になっております」や、相手の会社名や部署名の記載をやめる。
これだけでも一気にメールは短くなり、仕事は早く片付くでしょう。
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