簡単な集計作業、そう例えば領収書の金額を集計する時なんかに計算機を使っている人も多いのではないでしょうか。
何気ない作業ではありますが、結構手間ですよね。
一応検算してみたら、合計数字が間違っていて計算しなおし。
それも何度も何度も。そんな経験をしたことはありませんか？
私はしょっちゅうそんなことがあり、イライラすることもしょっちゅうでした。
「どうして俺はこんな、どうでも良い仕事に手間をかけてるんだ！」
でも、そんな計算機を使うことによって発生するイライラは、あるちょっとした気づきによって解決することができました。
エクセルを利用してみるのです。
この記事では、計算機代わりにエクセルを利用する方法と、そのメリットについてご紹介します。
この記事に書いてあるとおり、エクセルを計算機代わりにするだけで、あなたは仕事を早く終えることができて、早く帰宅をすることができるのです。
それでは、わたしが計算機代わりにエクセルを利用し、仕事の効率を早める方法についてご紹介していきますね。
計算機代わりにエクセルを利用する方法
数字を打ち込む
エクセルを計算機代わりに使うには、まず数字を打ち込む必要があります。
これは何をかいわんやというところですが、念のため。
打ち込んだ数字をドラックをする
次に打ち込んだ数字をドラックします。
こんな感じです。
下部バーで合計数字を確認する
で、画面右下を見てください。
しっかりそれだけで合計数字が出ているのです。
もしここに合計数字が表示されないよという方がいましたら、エクセル下部のバーを右クリックしてみてください。
下のバーに何を表示されるか洗濯できるメニューが出てくるはずです。
エクセルで合計値を出す際は、一般的にSUMという関数を利用することになっています。
でも、古いパソコンなんかを利用していると、SUMの関数を起動するだけでパソコンの動きが遅くなったりして、イライラしてしまうということもあります。
しかし、単純に合計を出すだけなら、ドラックをして右下を見るだけで良いのです。
平均やデータの個数も確認できる
さらにエクセルが優秀なのは、合計数字だけではなく、平均値やデータの個数も表示させることができるということです。
正直な話わたしは、計算機で平均値を出す方法を知りません。
今の計算機であれば、ボタン一つでできそうなものですが、使ったことはありませんし、周りでも使っている人を見たことがありません。
計算機で平均を出すためには、いったん合計した数字を紙に書いて、割り算をしています。
この平均を出す作業がエクセルであれば、数字を打ち込んだ時点で終わっているのです。
また、データの個数を表示してくれるというのも中々便利です。
合計値が違う場合、足し忘れがないかをすぐに確認することができるのです。
エクセルであれば間違っていても計算しなおしはしなくて良い
計算機の代わりにエクセルを利用すると、簡単に合計値を出したり、平均値だしたりができるということはもちろんメリットですが、それは計算機でも当たり前の機能ではあります。
ではどうしてわたしは、計算機の代わりにエクセルを利用することを推奨するのでしょうか。
実はエクセルを利用すると、計算が間違っていた場合の修正が容易だからなのです。
例えば先ほどの表、１から10まで数字を打ち込んでいますが、5を入力し忘れたとしましょう。
合計数字が違うため、再度計算をし直さなければならないのですが、エクセルであれば5を挿入すれば良いだけです。
しかしながら、計算機の場合はそうはいきません。
そもそも5を足し忘れたことに気が付くことが簡単ではありません。
結果、もう一度計算をし直すということになってしまうのでしょう。
エクセルの場合は、万が一間違った場合でもリカバリーが簡単にできるのです。
さいごに
エクセルを計算機代わりに利用するようになってから、雑務での集計作業がぐっと楽になりました。
仕事をしていると思っているよりも、簡単な数字を扱うことが多いのだなとあらためて認識しました。
今ではとりあえずエクセルは起動しておいて、すぐに数字を打ち込めるようにしています。
計算機は捨てました。
計算間違いで苦労しているあなたも、ぜひエクセルを利用してみてください。
仕事の効率がぐっとよくなるはずですよ。
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