「あ！しまった！やるの忘れてだ！」
今日も弊オフィスから聞こえてくる、悲痛な叫び。
毎日、誰かかれかそんなこと言ってるような気がします。
僕も前は同じ。夕方になると手帳を見返して、「しばった！」と一声上げるタイプでした。
そんな僕も、ここ3年くらいは「仕事のやり忘れ」がほとんどなくなりました。
これといって特別なことはしていないのですが、いくつかのほんの些細な思い当たることはあります。
今日は僕が実践して効果のあった、「仕事のやり忘れ」を防ぐのに有効な３つの方法について書いてみます。
すぐにやる
それを言っちゃあというレベルの話しで恐縮ですが、やっぱりすぐにやるのが仕事のやり忘れには1番有効ですね。
とにかくすぐやるようにしてから、仕事をやり忘れて「あ！」となることはほとんどなくなりました。
仕事のやり忘れが多い人は「すぐにやる」をまず意識してください。
すぐに仕事をやってしまえば、忘れたくても忘れられませんからね！
Googleカレンダーのアラームを使う
ただ、すぐにやると言っても、すぐにできない仕事もあるんですよね。
ある期日が来てからではないと、取りかかれない仕事なんかもあります。
データ集計業務なんかによくありますね。
特定の期間を過ぎてからデータを取るみたいな。
他にも何か成果物ができてから、取りかかれる仕事、例えば納品とかでしょうか。そんな仕事もあります。
とにかく、すぐにやると言ってもできない事もある！そう思ってしまった人に朗報です。
アラームをかけるのです。特定の日が訪れたらこの仕事をやるようにと、アラームを鳴らすよう設定するのです。
僕はGoogleカレンダーでスケジュール管理と一緒にやっていますが、アラームであればなんでも良いでしょう。
Googleカレンダーとか今風ぶってんじゃないよ。手帳に書けば良いでしょが。
そんな声が聞こえてきますが、手帳じゃダメなんです。
むしろやることは手帳に書いてはいけないのです。
どうしてか。手帳を見るのを忘れるかもしれないからです。
弊オフィスの精鋭たちは、毎日毎日手帳にやることリストを書き写していますが、それでも「あ！」を繰り返しています。
期日がこないとできない仕事はGoogleカレンダーに覚えておいてもらうのがベストです。
そして、アラームが鳴ったらすぐやるのです。
メールボックスにやることを覚えておいてもらう
すぐにやりたいんだけど、やる事が重なってしまって、すぐにできないという事もあります。
そんな時はメールボックスで管理するのがおススメです。
メールで依頼された仕事は、終わるまで受信トレイから消さないのです。
そうすると、やり残した仕事がメールボックスに溜まっていきます。
電話や口頭で仕事を依頼されたら？
その時は自分で自分にメールを使って依頼ましょう。
これで受信ボックスに残っているメールはやる事リストとイコールになるわけです。
手帳じゃダメなの？
ダメです。手帳だとメールできた依頼を書き忘れてしまったり、やっぱり見ないかのうせいがあるからです。
受信ボックスは基本誰でも1日に数回は強制的に見るでしょう。
やり忘れ防止には仕組み化が大切
「やり忘れがないよう気をつけます！」
こんなこと言ってる人が良くいます。そしてそんな人に限ってまたやり忘れます。
気をつけますは、実質対策をしませんということです。
やり忘れを防ぐには、すぐやる、アラームをかける、受信ボックスを使うなどの仕組み化が必要です。
気をつけるなんて根性論はやめて、今回紹介した方法を是非試してみてください。
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