読みやすいメールを書くために必要なたった一つの考え方

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読まれるメールは読みやすい

開けた瞬間に「あ、なんか読みたくないな」っていうメールってありませんか。

どれだけ為になる情報が書かれていても、「読みたくないな」という印象を抱かれてしまうと、中身はあまり頭に入ってきません。

最悪、せっかく書いたメールを読んでもらえないという可能性さえあります。

 

この記事では、読みにくいメールを書かずに、人に印象の良い、読みやすいメールを書くためのたった一つの考え方をご紹介したいと思います。

 

 

 

読みやすいメールを書くために必要なこと

読みやすいメールを書くためには見た目を意識する必要があります。

 

文章の内容よりも見た目を重視してください。

また、読みやすい文章の代名詞としてよく言われる「文章のテンポより」も、見た目を重視してください。

 

なぜなら、どれだけ内容がしっかりした文章でも、第一印象が悪ければ、ろくに読んでもらえないからです。

テンポの良い文章も同様です。見た目が悪くて、読んでもらえなければ、テンポの良さを伝えることさえできないのです。

 

ですから、読みやすいメールを書くためには、何をおいても見た目を良くする必要があるのです。

 

 

見た目の良い読みやすいメールを書く方法

さて、ここからは見た目の良いメールを書くためには、どうすると良いのか、その具体的な方法について書いていきたいと思います。

3~5行で改行をする

まず一番大切なのは改行をするということです。

「お世話になっています」からはじまって、一度も改行をせずに何十行も続くメールが届くことがありますが、まったく見る気がおきませんよね。

 

適度に改行をしましょう。個人的な感覚では5行程度続くと読みにくいなと感じます。

文章の流れにもよりますが、できれば3行、文章が切りにくい場合は5行で改行をする癖をつけてみましょう。

 

 

漢字や平仮名をほどよく混ぜる

漢字を続けすぎる、または平仮名が続きすぎるというのも読みにくいメールです。

漢字がたくさんあると、一気に文章が硬くなって読みにくいメールになるんですよね。

一方で、平仮名が続くメールは読みやすいというイメージがありますが、実際に目にすると眉間に皺が寄ってしまいます。

 

ひらがながつづくめーるはそれはそれでよみにくいのです。

 

ですから、感じが続きそうなタイミングでは、あえて返還をせずに平仮名を使ったり、逆に平仮名が続きそうな場合は、普段使わないような漢字をあえて使用したり、改行をするのが良いでしょう。

長文にならないようにする

 メールを開いた瞬間に、長文が見えるとそっとメールを閉じてしまったことはないでしょうか。

今はこのメールを読む時間はないって思うんですよね。

後で読もうと思うのですが、長文だと考えると読む気も起きず、結果放置してしまいます。

 

長文のメールは放置されて読まれないという可能性が、ぐっと上がりますので気を付けましょう。

 

メールが長文にならないようにするためのコツをご紹介します。

一つのメールには一つの要件しか書かないということです。

一つのメールの中にたくさんの要件があると、どうしてもメールは長くなってしまいます。

要件ごとにメールを出すようにしましょう。

 

 

読みやすいメールは読む人の仕事を効率化する

 読みやすいメールは、相手にストレスを与えず、時間も節約することができるでしょう。

ですから、見た目を意識したメールを書くことが重要となるのです。

 

適度に改行し、漢字や平仮名が続きすぎないようにし、コンパクトな長文にならないメールを書くことで、見た目の良いメールが作れます。

見た目の良いメールを送信して、読む人の仕事を効率化しましょう。

 

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